Arbeitgeberpflichten bei der Entsendung von Arbeitnehmern nach Finnland –Wettbewerbsvorteil durch Vorbereitung 

Entsendet ein ausländisches Unternehmen Arbeitnehmer nach Finnland, sind zwingende Vorschriften finnischen Rechts schon bei kurzfristigen Aufenthalten zu berücksichtigen. Sie greifen teilweise schon, wenn bei der Montage oder Inbetriebnahme einer verkauften Anlage Personal des Verkäufers dabeisteht. Die Einhaltung der den beteiligten Unternehmen (Auftraggeber und Auftragnehmer) obliegenden Pflichten ist sanktionsbewehrt und wird kontrolliert. Bei längeren Aufenthalten sind zudem nicht nur die Arbeitsverträge zu überprüfen und anzupassen, sondern auch versicherungs- und steuerliche Belange zu beachten. 

Eine Arbeitnehmerentsendung kommt bei grenzüberschreitenden Geschäftsbeziehungen  laufend vor. Personal wird für einen Tag zur  Durchführung von Wartungsarbeiten geschickt, bei Bauprojekten oder Anlagelieferungen für mehrere Wochen eingesetzt oder für einige Jahre zur eigenen Niederlassung im Ausland geschickt. Es ist meist bekannt, dass hierbei örtliches Recht zu berücksichtigen ist. Weniger bekannt ist, dass das unter Umständen schon ab dem ersten Moment des Aufenthalts gilt. 

In der Regel richtet sich das auf ein Arbeitsvertrag anwendbare Recht nach dem Recht des gewöhnlichen Arbeitsortes. Das auf das Arbeitsverhältnis entsandter Arbeitnehmer anwendbare Recht richtet sich nach der über das Vertragspflichten anwendbaren Recht (Rom I) der ergangenen Verordnung des Europäischen Parlamentes und Rates (EG) 593/2008. 

Bei Auslandsbezug kann zwar auch ausländisches Recht vereinbart werden oder bleiben, das örtlich zwingende Recht geht dann jedoch anderen Vereinbarungen vor.  Örtliches Recht gilt auch bei nur vorübergehender Beschäftigung im Ausland. In Finnland dienen diese auch bei nur vorüber-gehender Beschäftigung zwingend einzuhaltenden Vorschriften der Gleichbehandlung bzw. der Verhinderungen von Umgehungen der Mindestanforderungen finnischen Rechts.

Hierbei geht es unter anderem um die Vorschriften zu gesetzlichen bzw. durch die in Finnland all-gegenwärtigen allgemeinverbindlichen Tarifver-träge festgelegten Lohn- und Arbeitszeit-regelungen, Zuschläge für Überstunden sowie  Nach- und Sonntagsarbeit. Ausserdem gibt es das Arbeitsgesundheitsfürsorgegesetz.

Das Arbeitnehmerentsendungsgesetz

Die Regelungen findet man im Gesetz über die Entsendung von Arbeitnehmern (Laki työntekijöiden lähettämisestä vom 17.6.2016 (447/2016)), mit welchem das bis dahin geltende Gesetz über entsandte Arbeitnehmer neu gefaβt worden ist. Das Gesetz findet Anwendung auf Tätigkeiten, die

  • im Rahmen eines Arbeitsverhältnisses ausgeführt werden,
  • bei denen ein aus dem Ausland entsandter Arbeitnehmer vorübergehend in Finnland tätig wird,
  • dies aufgrund eines grenzüberschreitenden Vertrages seines Arbeitgebers erfolgt,
  • bei dem dieser in Finnland als Subunternehmer, konzerninterne Entsendung oder im Wege der Arbeitnehmerüberlassung Dienstleistungen erbringt. 

Ein Arbeitsverhältnis besteht nach finnischer Definition, wenn ein oder mehrere Arbeitnehmer sich persönlich verpflichtet haben, für Rechnung und unter Aufsicht eines Arbeitgebers Arbeits-leistungen gegen einen Lohn oder sonstige Gegenleistung zu erbringen oder, wenn eine Gegenleistung nicht vereinbart worden ist, eine solche unter den gegeben Umständen üblicherweise zu erwarten ist. 

Als Leistung eines Subunternehmers fällt die Entsendung von Arbeitnehmern, wenn diese unter Aufsicht und für Rechnung des entsendenden Unternehmens aufgrund eines Vertrages zwischen dem Arbeitgeber und dem in Finnland tätigen Auftraggeber tätig werden.

Als konzerninterne Entsendung gilt die Entsendung von Arbeitnehmern zu einer zur selben Unternehmensgruppe gehörenden befindlichen Gesellschaft oder Betriebsstätte, die sich in einem anderen Staat befindet.

Unter Personalüberlassung wird die Entsendung eines Arbeitnehmers zu einem anderen Unternehmen verstanden, wenn dessen Arbeitgeber ein Zeitarbeit vermittelndes oder überlassendes Unternehmen ist.

Mindestanforderungen

Wenn das Arbeitsverhältnis eines entsandten Arbeitnehmers ausländischem Recht unterliegt, sieht das Gesetz die zwingende Anwendung finnischen Rechts in dem im Gesetz (§§ 3 – 6) genannten Umfang vor. Die Regelungen allgemeinverbindlicher Tarifverträge gelten, wenn diese für den Arbeitnehmer günstiger als die ansonsten geltenden gesetzlichen Regelungen sind. Anwendung finden: das Arbeitsvertrags-gesetz, Kapitel 1 § 9 (Arbeitgeberhaftung auch bei Aufsichtsdelegation) Kapitel 2 § 2 Abs. 1 und 2 (Gleichbehandlung), § 3 Abs. 2 (Sicherheit) sowie Kapitel 13 §§ 1 und 2 (Vereinigungs- und Versammlungsrecht), die wesentlichen Vorschriften des Gesetzes über die Gleichberechtigung von Frauen und Männern  (609/1986), des Gleichwertigkeitsgesetz (1325/2014) und des Arbeitssicherheitsgesetzes (738/2002), sowie das sogen. „Arbeits-gesundheitsfürsorgegesetz“ (1383/2001) und das Gesetz über junge Arbeitnehmer (998/1993).

Vorschriften zu Arbeitszeit und Jahresurlaub

Betreffend Arbeitszeit, Jahresurlaub und Entschädigungen sowie Freistellung aus familiären Gründen gelten einzeln genannte Regelungen des Arbeitszeitgesetzes sowie des Arbeitsvertrags-gesetzes und des Jahresurlaubsgesetzes und der Vorschriften zur Sicherheit am Arbeitsplatz.

Zusätzlich gelten die Bestimmungen allgemein-verbindlicher Tarifverträge, wobei dies bei Arbeitnehmerüberlassungsverträgen die im aufnehmenden Unternehmen anzuwendenden Tarifverträge sind.

Mindestlohn

Der Arbeitslohn entsandter Arbeitnehmer muss bei Subunternehmerverhältnissen und Entsendung innerhalb eines Konzerns mindestens den durch allgemeinverbindliche Tarifverträge festgelegten Löhnen entsprechen. Andernfalls ist zumindest ein angemessenes Gehalt zu zahlen, wenn das zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer Entgelt dieses erheblich unterschreitet.

Bei Arbeitnehmerüberlassungsverträgen richtet sich das Gehalt nach den für das aufnehmende Unternehmen geltenden Tarifverträgen.

Erhält der entsandte Arbeitnehmer besondere Leistungen, die nicht der Erstattung tatsächlicher Kosten dienen, gelten diese als Gehalt.

Tarifverträge

Die wiederholten Hinweise des Gesetzgebers auf allgemeinverbindliche Tarifverträge sind vor dem Hintergrund zu sehen, dass der Gesetzgeber es den Tarifpartnern gestattet hat, von Arbeitsvertragsrecht abweichenden Regelungen zu vereinbaren und damit den Gewerkschaften quasi die Gesetzgebungskompetenz abgetreten hat. In Finnland gibt es etwa 180 allgemeinverbindliche Tarifverträge, denen etwa 84 % aller Arbeitnehmer unterliegen. Man wird sich also zwangsläufig mit dem einen oder anderen Tarifvertrag auseinandersetzen müssen. 

Das aufnehmende Unternehmen wird davon nicht abweichen wollen. Das gilt auch für jeden anderen (seriösen) Vertragspartner, denn auf eine Auseinandersetzung mit der Gewerkschaft oder den Behörden will es niemand ankommen lassen.     

Pflichten des entsendenden Unternehmens

Anzeigepflicht:

Das entsendende Unternehmen hat der Arbeitsschutzbehörde anzuzeigen, wenn es auf Grund eines ”grenzüberschreitenden Dienst-leistungsvertrages” (so das Gesetz) ein oder mehrere Arbeitnehmer nach Finnland entsendet. Die Mitteilung hat vor Aufnahme der Tätigkeit zu erfolgen.

Einer Anzeige bedarf es nicht, wenn eine interne Entsendung innerhalb einer Unternehmensgruppe für nicht mehr als fünf (5) Tage erfolgt. Bei der Berechnung der Dauer der Entsendung sind alle vor Ende der Entsendung in den letzten vier (4) Monaten erfolgten Entsendungen desselben Arbeitnehmers zusammenzuzählen.

Wie man sich sicherlich vorstellen kann, wird das in der Praxis gerne übersehen. Wenn zum Beispiel ab und zu jemand für einige Tage zu einer  Tochtergesellschaft entsandt wird, kommt man häufig gar nicht darauf, dass hier Meldepflichten bestehen könnten.     

Im Baubereich ist die Anzeige jedoch stets Voraussetzung für eine Arbeitsaufnahme. Da zudem Ausweispflichten auf Baustellen bestehen, sollte man hier sehr genau sein.   

Die Anzeige hat zu enthalten: das entsendende Unternehmen, Anschrift, Steuernummer und den zuständigen Vertreter, den Auftraggeber und dessen Kontaktdaten, im Baubereich den Bauherrn und Generalunternehmen nebst allen Angaben, die Anzahl der entsandten Arbeitnehmer

Angaben zum Vertreter vor Ort bzw. dazu, warum ein solcher nicht benannt zu werden braucht,

Beginn und voraussichtliche Dauer der Entsendung, Ort der Arbeitsleistung und die Branche, in welcher der entsandte Arbeitnehmer tätig sein wird.

Ändern sich die Umstände erheblich, ist das anzu-zeigen.

Im Baubereich ist Voraussetzung für die Arbeitsaufnahme, dass die Anzeige auch an den Bauherrn und Generalunternehmer erfolgt.

Bestellung eines Vertreters: 

Das entsendende Unternehmen hat einen Vertreter in Finnland zu bestellen, der für die entsandten Arbeitnehmer und die Behörden für die Dauer der Entsendung erreichbar ist. Das gilt nicht, wenn die Entsendung für nicht mehr als zehn (10) Arbeitstage erfolgt. Die in den letzten vier (4) Monaten erfolgten Entsendungen werden mitgezählt.  Der Vertreter muss die Befugnis haben Behördenpost und Klagen entgegen-zunehmen, Unterlagen einzureichen und das Unternehmen vor Gericht zu vertreten.

Arbeitszeit- und Urlaubsbuchführung:

Das entsendende Unternehmen muss über Arbeitszeiten und Jahresurlaub der entsandten Arbeitnehmer finnischen Anforderungen entsprechend Buch führen. 

Bereithaltung von Unterlagen:

Für die gesamte Dauer der Entsendung sind in folgende Unterlagen in Finnland bereit zu halten:

Angaben zum entsendenden Unternehmen und dessen Ansprechpartner, Angaben zur Identifikation der entsandten Arbeitnehmer und

zu den auf die entsandten Arbeitnehmer anzuwendenden Arbeitsbedingungen sowie eine

Darlegung der Grundlage für das Recht des Arbeitnehmers zur Erbringung von Arbeitsleistungen (also zu dessen Vertrag).

Bei einem Aufenthalt über zehn (10) Arbeitstage ist zudem die Arbeitszeitbuchhaltung, Lohn-abrechnung und ein von einem Geldinstitut stammender Nachweis (also z.B. Überweisungs-beleg) über die gezahlten Löhne bereit zu halten.

Dem Auftraggeber, also dem finnischen Vertragspartner ist mitzuteilen, wo sich die genannten Informationen während der Tätigkeit der entsandten Arbeitnehmer befinden. 

Das entsendende Unternehmen hat diese Unterlagen für zwei Jahre ab Ende des Entsendungszeitraumes aufzubewahren. Dies ist auch der Zeitraum, nach welchem Ansprüche von Arbeitnehmern aus einem Arbeitsverhältnis verjährt sind.    

Mitteilungen an den Auftraggeber bei Subcontracting und Personalüberlassung:

Wenn bei Subunternehmerbeziehungen und  Personalüberlassung das entsendende Unternehmen nach Arbeitsaufnahme Arbeitnehmer entsendet, hat es dem Auftraggeber Aufklärung über deren Sozialversicherung zu erteilen, bevor diese die Arbeit in Finnland aufnehmen. Hierzu ist ein Nachweis in Schriftform für die Dauer der Arbeit aufzubewahren.

Vorstehendes gilt nicht, wenn das nach dem Subunternehmervertrag zu entrichtende Entgelt unter 9.000 € liegt oder die Tätigkeit von überlassenem Personal insgesamt höchstens zehn (10) Arbeitstage dauert. Eine Tätigkeit gilt als zusammenhängend, wenn die dem Auftraggeber erbrachte Leistung oder deren Ergebnis auf mehreren aufeinander folgenden ununterbrochenen oder nur kurzzeitig unterbrochenen Verträgen beruht.

Unterrichtung der Arbeitnehmervertretung:

Beträgt die Dauer der Entsendung eines Arbeitnehmers mehr als 10 Arbeitstag, ist mit ”einer vom Arbeitnehmer zu erteilenden Zustimmung” (so das Gesetz) der von der entsprechenden Arbeitnehmergruppe gewählten Arbeitnehmervertretung bzw. dem Vertrauens-person im Sinne des Arbeitsvertragsgesetzes von den Arbeitsbedingungen Kenntnis zu erteilen.

Befristete Ausnahmen bei Erstinstallationen von Waren (Maschinen und Anlagen)

Bei Fachleuten und besonderen Arbeitnehmern, die zum Zwecke des erstmaligen Aufbaus oder der ersten Installation entsandt werden, welche eine erheblichen Teil des Kaufvertrages ausmacht und unumgänglich ist, um die Waren funktionsfähig zu machen, besteht eine Ausnahmeregelung. Die Anwendung der ansonsten zu berücksichtigen vorgenannten Vorschriften ist weitgehend ausgeschlossen. Voraussetzung ist, dass die Entsendung des Arbeitnehmers höchsten acht (8) Kalendertage dauert. In diesem Fällen finden u.a. die Vorschriften zu Arbeitszeit, Entlohnung, Mindestlohn, Urlaub sowie die tarifvertraglichen Regelungen keine Anwendung.

Die Ausnahmen gelten jedoch nicht für Bauleistungen. 

Ausserdem sind bei der Ermittlung der acht (8) Kalendertage sämtlich Tage zu berücksichtigen, die derselbe Arbeitnehmer in den letzten zwölf Kalendermonaten damit beschäftigt gewesen ist.

Keine Ausnahme bei der Gesundheitsfürsorge 

Die vom Arbeitgeber für seine Arbeitnehmer einzurichtende Gesundheitsfürsorge ist von der Ausnahmeregelung nicht betroffen. Das Gesetz und damit die Pflicht des entsendenden Arbeitgebers, diese sogen. Gesundheitsfürsorge einzurichten, besteht ab dem ersten Tage der Entsendung. Das ist in der Praxis ein Problem und kann insbesondere bei kurzen Entsendungen kaum sinnvoll eingehalten werden. Das wird  von Behörden und Anbietern eingeräumt und ist auch dem finnischen Geschäftspartner bekannt.  Verlangt wird die Einhaltung des Gesetzes trotzdem.   

Das Gesetz (Työterveyshuoltolaki, 21.12.2001/ 1383) findet Anwendung, sobald ein Arbeitgeber das Arbeitsschutzgesetz einzuhalten hat. Das ist laut Gesetz bei entsandten Arbeitnehmern der Fall. Unter den Ausnahmen für kurze Einsätze wird nur erwähnt, dass tarifvertragliche Vereinbarungen keine Anwendung finden, das Gesetz über die Arbeitsgesundheitsfürsorge selbst wird nicht ausgenommen. Es findet daher auch bei nur kurzen Aufenthalten entsandter Arbeitnehmer Anwendung. 

Nach dem Gesetz hat der Arbeitgeber auf eigene Kosten eine Gesundheitsvorsorge einzurichten, um einerseits den mit der Arbeit und deren Umständen verbundene Gefahren und Nachteile vorzubeugen und solche zu abzuwenden und andererseits Arbeitsfähigkeit, Sicherheit und Gesundheit der Arbeitnehmer zu schützen. Das Ganze in einem dem Einzelfall entsprechenden Umfang.   

Hierzu ist eine unabhängig und entsprechend qualifizierte Person oder Einrichtung heran-zuziehen, falls der Arbeitgeber nicht selbst die erforderliche Qualifikation innehat. In der Regel wird man die von den Gemeinden betrieben Arzt- und Gesundheitseinrichtungen oder private Anbieter hinzuziehen. Für Arbeitgeber ist das eine Möglichkeit, geldwerte Zusatzleistungen bis hin zur Übernahme der Kosten für private Vertrauensärzte anzubieten, die dann (teilweise von der Krankenkasse erstattet werden.

Das bedeutet für den Arbeitgeber mindestens, dass er eine Darstellung der Arbeit und deren Umstände abzugeben hat, die dann bearbeitet wird und sich ggf. jemand den Arbeitsort anschaut. Zusammen mit dem Arbeitgeber ist dann zu überlegen, was denn nun sinnvoll wäre. Kosten im Durchschnitt ab etwa 400 € p.a. aufwärts, private Anbieter liegen eher darüber und sind weniger bereit, sehr kurze Vertragszeiten einzugehen.   

Entsandte Arbeitnehmer hat das Gesetz offensichtlich nicht im Blick. Der ausländische Arbeitgeber kennt den Einsatzort seiner  Mitarbeiter nicht oder nur flüchtig und kann dazu weder Genaues sagen noch über den Zugang zu dem Betriebsgelände des finnischen Partners entscheiden. Zudem unterliegt der Arbeitgeber der gesetzlichen Pflichten auch nur für die Dauer der Entsendung. Ausdrückliche Vorlaufzeiten gibt es nicht, die zuständige Einrichtung müsste also auch von heute auf morgen für ein paar Stunden Einsatz eines entsandten Arbeitnehmers alles einrichten. 

Wie der ausländische Arbeitgeber diese Gesundheitsfürsorge etwa bei einer Entsendung von einem oder ein paar Tagen oder bei kurzfristig anberaumten Aufenthalten einrichten soll, wird einem auch auf ausdrückliche Anfrage nicht mitgeteilt. Es kommen verschiedene Vorschläge und Gesetzesinterpretationen, die alle darauf hinauslaufen, dass das irgendwie für einen bestimmten Zeitraum eingerichtet wird. Für den ausländischen Arbeitgeber bedeutet das einen erheblichen bürokratischen Aufwand in einem ihm völlig unbekannten Umfeld. Ohne sachkundige Unterstützung, die ebenfalls Kosten bedeutet, ist der ausländische Arbeitgeber schnell verloren.

Gesetz und Praxis sehen jedoch unterschiedlich aus. Viele ausländische Unternehmen werden mit dem Gesetz überhaupt nicht konfrontiert. Das liegt zum einen daran, dass sie es nicht kennen. Zum anderen kommen kleinere und mittelständische private finnische Auftraggeber nicht unbedingt auf die Idee oder übersehen es, dass es mittlerweile  besondere Vorschriften gibt, wenn für Montage, Inbetriebnahme  oder Gewährleistungsarbeiten Mitarbeiter des ausländischen Vertragspartners anreisen und es bisher damit noch keine Probleme gab.   

Das ändert sich, sobald es sich um grössere Unternehmen, öffentliche Auftraggeber oder privatrechtliche Betriebe in öffentlicher Hand handelt. Hier wird meist schon bei der Angebotseinholung und erst recht bei Ausschreibungen auf die Vorschriften hingewiesen und Nachweis der Konformität verlangt.

Dies gilt insbesondere für Konstellationen, in denen auf Baustellen gearbeitet werden soll. Auftraggeber, Behörden und Gewerkschaften kontrollieren genau, ob Meldepflichten, steuerliche und  sozialversicherungsrechtliche Belange in Ordnung sind und jeder, der sich auf der Baustelle bewegt, die vorgeschriebene Ausweiskarte sichtbar trägt. In diesen Fällen ist den Auftraggebern die Problematik des Gesetzes bekannt.

Der ausländische Arbeitgeber kann hier sowie in den oben beschriebenen Konstellationen anregen, von der gesetzlichen Möglichkeit Gebrauch machen, nach der die Gesundheitsfürsorge auch „zusammen mit einem anderen Arbeitgeber“ eingerichtet werden kann. Dieser Part könnte also an den finnischen Partner delegiert werden.